A mai világban az oktatási intézményekben dolgozó tanárok és adminisztrátorok egyre inkább alkalmazzák az elektronikus aláírásokat. Ennek oka nem csupán az, hogy ezekkel csökkenthetőek a költségek és az infláció hatásai, hanem az is, hogy az elektronikus aláírások egyszerűbb hozzáférést biztosítanak az információkhoz, és növelik a szabályozási megfelelés hatékonyságát.
Egyes kutatások szerint az iskolák akár 3000 dollárt is megtakaríthatnak minden egyes „nedves” aláírás digitálissá változtatásával, ha figyelembe vesszük a kapcsolódó költségeket, például a fénymásoló tintáját, a borítékokat és a postaköltséget. A Forrester 2023-as jelentése szerint a szervezetek jelentős mértékben csökkenthetik a kézi adatbeviteli hibákat, évente százezrekkel csökkenthetik a munkaórákat, és számos összefüggő pénzügyi előnyt élvezhetnek, ha időt szánnak a legköltséghatékonyabb elektronikus aláírási megoldás kiválasztására.
Az elektronikus aláírások alkalmazásának négy fő előnyét szeretném kiemelni:
- Jelentős megtakarítások a papír és más anyagok terén: Az elektronikus formanyomtatványokat e-mailben lehet elküldeni, vagy még hatékonyabban, valós időben lehet megosztani és áttekinteni a Adobe Acrobat Sign alkalmazáson keresztül, ami lehetővé teszi az aláírások gyűjtését közvetlenül a PDF-fájlban. Az aláírási folyamatokból fizikai lépések kiküszöbölésével megszüntethetőek a drága raktárhelyiségek és iratszekrények, ezzel csökkentve minden osztály fizikai lábnyomát és felszabadítva értékes teret fontosabb feladatokra. Minden egyes „nedves” aláírás digitálissá változtatásával az iskolák akár 3000 dollárt is megtakaríthatnak.
- A papírmentes működés jelentősen csökkenti a fordulóidőket és az adatbeviteli hibákat: Az elektronikus aláírásokkal kiküszöbölhető a nyomtatványok kézi előkészítése, mint a nyomtatás, a rendezés és a dokumentumcsomagok összeállítása. Az elektronikus aláírások nagymértékben egyszerűsítik a dokumentumkezelést, minden dokumentumot egy helyen tartanak, kiküszöbölik az adatbeviteli hibákat és megkímélik a munkatársakat a dokumentumok másolásának és az olvashatatlan kézírás olvasásának fejfájásától. Az e-aláírások alkalmazásával a döntéshozók szerint a háttérfolyamatok hatékonysága átlagosan 47%-kal növekedett.
- A digitális aláírások egyszerűsítik és streamelik a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályozások betartását: Az iskoláknak meg kell védeniük a tanulók személyes adatait, különösen a személyesen azonosítható információkat (PII), mint például a címek és a szociális biztonsági számok. Az iskolák évente milliókat költenek arra, hogy információs rendszereik megfeleljenek az 1974-es Családi Oktatási Jogok és Adatvédelmi Törvény (FERPA), a 1978-as Tanulói Jogok Védelmének Módosítása (PPRA) és a kapcsolódó törvények, mint például a 1998-as Gyermek Online Adatvédelmi Törvény (COPPA) előírásainak. A válaszadók 57%-a szerint a „magánélet és adatkezelési javulások” a digitális dokumentumáramlások alkalmazásának fő indokai. A válaszadók 25%-os csökkenést jelentettek a szabályozási megfelelésre fordított időben az e-aláírások alkalmazásának eredményeként.
- Az e-aláírás hozamot generál, amely többszörösen megtéríti a technológiai költségeket: Az online dokumentumaláírás-folyamatok számos meglepő módon hozamot generálhatnak. Például az önkiszolgáló elektronikus formanyomtatványok csökkentik a diákok és szülők által kért dokumentumok számát. A válaszadók szerint az e-aláírás folyamatok 40%-os csökkenést eredményeznek az űrlap aláírással kapcsolatos ügyfélpertekben, miközben a válaszadók 85%-a jelentett adatbeviteli hibák csökkenését. Az ilyen javulások jelentős mértékben csökkentik a munkaidőt, amelyet költséghatékonyabban lehet felhasználni. Még izgalmasabb, hogy a válaszadók 85%-a szerint ezek a javulások javították az ügyfélélményt – amit 43% úgy értékel, hogy növelte az új ügyfelek megszerzését. Más szóval, ha követed az Új-Mexikói Egyetem (UNM) példáját, és automatizált e-aláírásokat vezetsz be az egész beiratkozási folyamatban, az e-aláírások valójában növelhetik az iskolád beiratkozási arányát és tandíjbevételét. Mindent összevetve a válaszadók szerint az e-aláírások átlagosan 519 százalékos ROI-t értek el. Sőt, a válaszadók azt mondják, hogy ez az ROI minden évben növekszik, ahogy egyre több csapat integrálja az elektronikus aláírási folyamatokat a teljesen papírmentes dokumentumfolyamatokba – tovább csökkentve a feldolgozási időt, csökkentve a hibákat, felszabadítva értékes munkaidőt és javítva az ügyfélélményt.
Forrás: https://blog.adobe.com/en/publish/2023/04/20/4-benefits-of-e-signatures-school